Quy đổi đơn vị trong kho chỉ một cú click – Giải pháp “Multi ĐVT” của VietPOS

Mở đầu: Những rắc rối khi đổi đơn vị trong kho

Bạn là chủ một cửa hàng tạp hóa, siêu thị mini hay một quán cà phê bán đồ uống đóng chai. Hàng ngày, bạn phải nhập hàng, xuất kho, và thường xuyên gặp tình huống chuyển đổi đơn vị:

Thùng soda → lon,
Bao gạo 25 kg → kg,
Gói mì ăn liền 200 g → g.

Theo khảo sát nội bộ, nhà bán lẻ trung bình mất 15 phút để tính lại số lượng khi chuyển từ thùng sang lon, và sai lệch tồn kho lên tới 12 % chỉ vì lỗi nhập tay. Đối với siêu thị, lỗi nhập sai đơn vị gây mất doanh thu khoảng 5 % mỗi tháng – con số không nhỏ khi doanh thu hàng tháng lên tới hàng chục nghìn đô la.

Các lỗi này không chỉ làm mất tiền, mà còn:

Gây khó khăn trong việc dự báo nhu cầu nhập lại, dẫn đến thiếu hàng hoặc tồn kho dư thừa.
Khiếu nại của khách hàng vì thiếu hàng hoặc bán hàng không đúng giá.
Tốn thời gian nhân viên phải kiểm tra lại, sửa chữa dữ liệu, làm giảm năng suất.

Nếu có một công cụ tự động quy đổi đơn vị trên mọi phiếu kho, bạn sẽ giảm đáng kể sai sót và tiết kiệm thời gian quý báu.

Giải pháp: Multi ĐVT – Đơn vị tính đa dạng trong VietPOS

VietPOS.AI đã tích hợp tính năng Multi ĐVT (Multi Unit of Measure) cho phép bạn:

Tạo và lưu trữ các đơn vị tính (thùng, lon, kg, g, gói…) cùng hệ số quy đổi (1 thùng = 24 lon, 1 kg = 1000 g…).
Áp dụng tự động trên tất cả 6 loại phiếu kho: Nhập kho, xuất kho, chuyển kho, kiểm kê, trả hàng, và phiếu tạm.
Chỉ một cú click chọn đơn vị trong dropdown, phần mềm sẽ tự động cập nhật tồn kho và tính số lượng thực tế dựa trên hệ số quy đổi đã thiết lập.

Ví dụ thực tế

Quán phở “Bá Đạt” nhập 5 thùng bột ngọt, mỗi thùng chứa 12 lon. Trước đây nhân viên phải tính: 5 × 12 = 60 lon, rồi nhập số lon vào hệ thống. Sai một lon cũng có thể làm sai lệch chi phí nguyên liệu.

Sau khi bật Multi ĐVT, nhân viên chỉ cần:

Chọn “Thùng” trong dropdown.
Nhập số lượng 5.
Hệ thống tự động ghi nhận 60 lon trong kho và cập nhật tồn kho ngay lập tức.

Kết quả: thời gian nhập kho giảm 80 %, và sai lệch tồn kho giảm xuống dưới 1 %.

Hướng dẫn thiết lập Multi ĐVT trong VietPOS – Từng bước một

Bước 1: Truy cập mục “Cài đặt > Đơn vị tính”

Đăng nhập vào VietPOS, vào Quản lý > Cài đặt.
Chọn Đơn vị tính → Thêm mới.

Bước 2: Tạo đơn vị và xác định hệ số quy đổi

Đơn vị gốc	Đơn vị quy đổi	Hệ số
Thùng	Lon	24
Kg	G	1000
Gói	Đơn vị	1

Nhập tên đơn vị (ví dụ: “Thùng”).
Chọn Đơn vị quy đổi (Lon) và nhập hệ số (24).
Lưu lại. Lặp lại cho các cặp đơn vị khác.

Bước 3: Gán đơn vị cho sản phẩm

Vào Sản phẩm > Danh sách.
Chọn sản phẩm (ví dụ: “Bột ngọt”).
Trong mục Đơn vị tính, chọn Thùng làm đơn vị mặc định.
Kiểm tra Hệ số quy đổi hiển thị (24 lon = 1 thùng).

Bước 4: Sử dụng trên phiếu kho

Khi tạo phiếu nhập kho:

Chọn sản phẩm “Bột ngọt”.
Trong cột Đơn vị, mở dropdown → chọn Thùng.
Nhập số lượng 5 (thùng).
Hệ thống tự động tính 60 lon và cập nhật tồn kho theo cả hai đơn vị.

Tương tự áp dụng cho phiếu xuất kho, chuyển kho, kiểm kê… mọi thao tác sẽ tự động tính toán dựa trên hệ số đã thiết lập.

Bước 5: Kiểm tra báo cáo tồn kho đa đơn vị

Vào Báo cáo > Tồn kho.
Bạn sẽ thấy cột “Số lượng (đơn vị gốc)” và cột “Số lượng (đơn vị quy đổi)”.
Điều này giúp bạn nhanh chóng so sánh thực tế và đưa ra quyết định nhập hàng hợp lý.

Lợi ích thực tế: Tiết kiệm thời gian, giảm sai sót

Tiết kiệm tới 2 giờ/ngày cho một cửa hàng tạp hóa trung bình, nhờ việc không phải tính toán thủ công mỗi lần nhập hoặc xuất kho.
Giảm 80 % thao tác thủ công liên quan đến quy đổi đơn vị, nhờ tính năng tự động tính toán.
Sai lệch tồn kho giảm xuống dưới 1 %, giúp doanh nghiệp duy trì mức tồn kho tối ưu, tránh tình trạng thiếu hàng hoặc tồn kho quá mức.
Nâng cao độ tin cậy trong báo cáo tài chính, vì mọi số liệu đều được tính toán chính xác dựa trên hệ số quy đổi đã định sẵn.

Kết luận – Đừng để sai lệch đơn vị ăn vào lợi nhuận

Quy đổi đơn vị trong kho không còn là nỗi lo khi bạn sử dụng VietPOS.AI. Với tính năng Multi ĐVT, mọi thao tác nhập, xuất, chuyển kho đều được thực hiện chỉ bằng một cú click, tự động cập nhật tồn kho và loại bỏ lỗi nhập tay.

Bạn đã sẵn sàng tối ưu quy trình kho, giảm thiểu sai sót và tăng lợi nhuận chưa?

👉 Dùng thử miễn phí 14 ngày ngay hôm nay tại vietpos.ai và trải nghiệm quản lý kho đa đơn vị siêu nhanh!