Hóa đơn điện tử tự động.
Đúng chuẩn pháp luật. Không lỗi.
Mỗi đơn POS auto-xuất HĐĐT trong 3 giây. Tích hợp Viettel SInvoice, MISA meInvoice, Easyinvoice — chọn provider phù hợp. Ký số, gửi email KH, lưu trữ 10 năm theo quy định.
📧 Đã gửi: [email protected] (10:23:14)
4 vấn đề HĐĐT truyền thống
Hóa đơn giấy lỗi thời
Từ 01/07/2022, theo NĐ 123, bắt buộc dùng HĐĐT. Nhưng nhiều DN vẫn dùng giấy → bị phạt 4-8tr/lần.
Nhập tay sang phần mềm HĐĐT
POS bán xong, NV copy sang phần mềm HĐĐT (Viettel/MISA) tự nhập. Sai số, mất 5-10 phút mỗi đơn lớn.
Gửi email KH thủ công
Sau khi xuất hóa đơn, NV phải tải PDF, gửi email cho KH. Quên gửi, KH chờ HĐĐT để ghi sổ — phàn nàn.
Sai sót — phạt thuế
Sai MST, sai địa chỉ, sai số tiền — phải hủy hóa đơn, lập lại. Nhiều lần sai → CQ thuế kiểm tra. Phạt 2-10tr/hóa đơn sai.
8 năng lực HĐĐT chuyên nghiệp
Auto xuất từ POS
Mỗi đơn POS auto-tạo HĐĐT trong 3 giây. Truyền thẳng sang Viettel/MISA, không nhập tay. Có thể bật/tắt per đơn (bán lẻ không cần xuất).
- Auto-issue khi đơn đủ thông tin KH
- Manual issue cho B2C đơn lẻ
- Validation MST trước khi xuất
- Tốc độ <3s per hóa đơn
Multi-provider
Tích hợp sẵn 3 nhà cung cấp HĐĐT lớn nhất VN. Chọn provider tùy DN. Switch provider không mất data cũ.
- Viettel SInvoice (phổ biến nhất)
- MISA meInvoice
- Easyinvoice
- API mở để tích hợp provider khác
Auto gửi email/SMS
Sau khi ký số, hệ thống tự gửi PDF cho KH qua email + link tra cứu. Có thể gửi SMS cho KH cá nhân (B2C).
- Email PDF + link tra cứu
- SMS link (B2C)
- Track đã đọc / chưa đọc
- Resend nhanh khi KH yêu cầu
Validation MST + Tax code
Trước khi xuất, hệ thống validate MST với CSDL Tổng cục thuế. Tự fill địa chỉ DN, tránh sai sót. Cảnh báo nếu DN bị tạm ngưng.
- Validate MST realtime
- Auto-fill tên DN + địa chỉ
- Cảnh báo DN tạm ngưng/đóng cửa
- Format số tiền chuẩn VN
Ký số tự động
Tích hợp USB token / HSM ký số. Mỗi HĐĐT ký số trong <1 giây. Hỗ trợ ký số DN + ký số KH (nếu cần).
Hủy / Điều chỉnh / Thay thế
Phát hiện sai → tạo HĐĐT điều chỉnh hoặc thay thế. Giữ link với hóa đơn gốc, audit trail đầy đủ. Đúng quy trình NĐ 123.
Tra cứu + Export
Filter HĐĐT theo period/KH/status. Export Excel cho kế toán. Export XML cho cơ quan thuế khi audit.
Lưu trữ 10 năm
HĐĐT lưu trữ trên cloud server VN, tuân thủ quy định 10 năm. Backup daily. KH tra cứu được vĩnh viễn qua link.
Quy trình xuất HĐĐT (5 bước)
POS bán hàng
NV chọn KH có MST → đánh dấu "Xuất HĐĐT". Kiểm tra MST validation.
Tạo HĐĐT
Hệ thống map POS data → HĐĐT format. Tự fill MST, địa chỉ, tax code.
Truyền provider
API truyền sang Viettel/MISA. Provider gán số HĐĐT, ký số, lưu cloud.
Gửi KH
Email PDF + link tra cứu. SMS cho B2C. Track delivery status.
Lưu sổ kế toán
Auto đồng bộ sang module kế toán. Sẵn sàng cho báo cáo thuế.
Câu hỏi thường gặp
HĐĐT TT 78 vs HĐĐT cũ khác gì?
HĐĐT cũ (TT 32/2011): Đã hết hiệu lực từ 01/07/2022.
HĐĐT mới (NĐ 123/2020 + TT 78/2021): Bắt buộc mọi DN. Gồm:
– HĐĐT có mã CQ thuế (cho hộ KD nhỏ)
– HĐĐT không có mã (DN tự ký số)
– Hóa đơn bán hàng (cho hộ KD)
VietPOS hỗ trợ cả 3 loại. Provider Viettel/MISA tự xác định loại phù hợp DN.
Phí HĐĐT bao nhiêu? Có rẻ hơn provider trực tiếp?
Phí HĐĐT do provider quy định, VietPOS không tính phụ phí:
– Viettel SInvoice: ~150-300đ/hóa đơn (gói 5000-50000 hóa đơn/năm)
– MISA meInvoice: ~200-400đ/hóa đơn
– Easyinvoice: ~150-250đ/hóa đơn
Provider này dùng độc lập hay qua VietPOS đều cùng giá. VietPOS giúp tiết kiệm 50-100 phút/ngày nhập tay → ROI cao.
Cần USB token / HSM ký số không?
Có 2 lựa chọn:
(1) USB Token (Viettel-CA, FPT-CA): ~1-2tr/năm. Cắm vào server VietPOS, ký số tự động. Phù hợp DN tự host.
(2) HSM Cloud (gói VIP/Enterprise): không cần USB token, ký số qua API cloud. ~3-5tr/năm. Phù hợp DN multi-store.
(3) Token KH ký nhận (optional): cho B2B đối chiếu công nợ.
Provider Viettel/MISA cung cấp USB token + setup miễn phí cho khách lớn.
Sai sót HĐĐT — quy trình xử lý thế nào?
Theo NĐ 123, có 3 cách xử lý:
(1) Hủy + Lập mới: chỉ trong ngày, chưa kê khai thuế. Tạo HĐĐT thay thế cùng số.
(2) Điều chỉnh: đã kê khai. Tạo "HĐĐT điều chỉnh" link với gốc, ghi rõ điều chỉnh +/- gì.
(3) Thay thế: thay toàn bộ thông tin. Hóa đơn gốc đánh dấu "đã thay thế".
VietPOS có wizard hướng dẫn chọn đúng cách. Audit trail đầy đủ cho thuế kiểm tra.
Mất internet — có xuất HĐĐT được không?
Không. HĐĐT bắt buộc kết nối server provider để gán số + ký. Mất net thì:
(1) POS vẫn bán bình thường, lưu đơn vào queue
(2) Có lại net → batch xuất HĐĐT cho các đơn pending
(3) Gửi email cho KH chậm vài phút
Trường hợp critical (mất net >1 ngày): liên hệ provider tạm cấp số HĐĐT offline (đặc biệt). Khuyến nghị: 4G backup cho server.
Switch provider giữa kỳ — có mất data?
Không mất data. Switch flow:
(1) HĐĐT đã xuất ở provider cũ vẫn lưu trữ trên cloud của họ (10 năm)
(2) Từ ngày switch, HĐĐT mới xuất qua provider mới
(3) VietPOS giữ link cả 2 — KH tra cứu vẫn được
(4) Báo cáo thuế gộp data từ cả 2 nguồn
Lý do switch thường: giá rẻ hơn, dịch vụ tốt hơn, hoặc DN có quan hệ với provider mới. Quá trình switch ~1-2 ngày, không downtime.
Demo HĐĐT + Provider integration
Setup tích hợp Viettel/MISA cho DN bạn trong 1 ngày. Test xuất 100 HĐĐT thử trên môi trường demo.