Xuất kho đúng chuẩn.
Giá vốn không sai.
FEFO (hết hạn trước xuất trước) cho thực phẩm/dược. FIFO (nhập trước xuất trước) cho hàng có lô. WAC (bình quân) cho hàng giống nhau. Hệ thống tự pick đúng lô, không cần NV nhớ.
3 vấn đề khi không có phương pháp xuất chuẩn
Hàng hết hạn — bỏ phí
Nhân viên thấy hàng nào tiện, lấy hàng đó. Hàng cũ nằm dưới đáy đến khi hết hạn. Đặc biệt nguy hiểm cho thực phẩm, dược.
Giá vốn sai → giá thành sai
Mua 100kg đường giá 12k tuần này, 100kg giá 14k tuần sau. Bán hàng — kế toán dùng giá mới hay cũ? Sai 1 đồng → giá thành 1000 sản phẩm sai.
Audit thuế khó chứng minh
Cơ quan thuế hỏi "lô hàng này xuất theo phương pháp nào?" — không có evidence. Phải Excel ngược lại, mất 2-3 ngày, dễ sai.
3 phương pháp + smart pick
VietPOS hỗ trợ cả 3 phương pháp song song. Mỗi nhóm SP/NVL chọn 1 phương pháp phù hợp.
First Expired First Out
Lô có HSD gần nhất xuất trước. Phù hợp hàng có thời hạn sử dụng.
– Lô A: 50 chai, HSD 15/05
– Lô B: 30 chai, HSD 20/06
Khi bán 20 chai → Hệ thống auto pick Lô A (gần hạn nhất). Lô B giữ lại.
Phù hợp ngành:
- Thực phẩm tươi (sữa, thịt, rau)
- Dược phẩm
- Mỹ phẩm
- Thực phẩm chức năng
First In First Out
Lô nhập kho trước xuất trước. Chuẩn theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.
– Lô 1: 100 cái, ngày 01/05, giá 50k/cái
– Lô 2: 80 cái, ngày 10/05, giá 55k/cái
Bán 120 cái → Trừ 100 cái Lô 1 (giá 50k) + 20 cái Lô 2 (giá 55k). Giá vốn chính xác per lô.
Phù hợp ngành:
- Cơ khí, linh kiện
- Thời trang theo mùa
- Điện tử
- Hàng có lô serial number
Weighted Average Cost
Giá vốn = (Tổng giá trị tồn) / (Tổng số lượng tồn). Phổ biến nhất cho SX công nghiệp.
– Tồn cũ: 50kg × 12k = 600k
– Nhập mới: 100kg × 14k = 1.400k
– Tổng: 150kg × ? = 2.000k
WAC mới = 2.000k / 150kg = 13.33k/kg. Mọi lần bán dùng giá này đến lần nhập tiếp theo.
Phù hợp ngành:
- NVL công nghiệp (đường, bột, hóa chất)
- Vật liệu xây dựng
- Hàng đồng nhất không phân biệt lô
- SX đa SP từ NVL chung
5 năng lực bổ trợ
Smart pick lô tự động
NV không cần nhớ lô nào — hệ thống tự pick theo phương pháp đã chọn. Giảm sai sót do người.
Recalc giá vốn
Cuối kỳ tự tính lại giá vốn (WAC) khi có nhập trễ. Đảm bảo báo cáo tháng chính xác 100%.
Per nhóm SP
Mỗi nhóm SP chọn 1 phương pháp. F&B dùng FEFO, NVL dùng WAC, điện tử dùng FIFO — cùng 1 hệ thống.
Audit log đầy đủ
Mỗi lần xuất kho lưu: lô nào, giá vốn lúc xuất, ai xuất, lúc nào. Sẵn sàng cho kiểm toán + thuế.
Báo cáo QĐ 48
Báo cáo tài chính đúng template Bộ Tài chính. Tài khoản 152 (NVL), 156 (Hàng hóa), 632 (Giá vốn).
Cấu hình theo ngành
Setup ban đầu chọn ngành — hệ thống auto-suggest phương pháp phù hợp. F&B → FEFO mặc định, SX → WAC.
Câu hỏi thường gặp
Đang dùng FIFO, có chuyển sang WAC giữa kỳ được không?
Có nhưng cần cẩn thận. Đổi phương pháp:
(1) Phải đóng kỳ hiện tại (chốt sổ tháng/quý)
(2) Tính lại giá vốn tồn kho theo phương pháp mới
(3) Tạo phiếu điều chỉnh giá vốn (audit log)
(4) Áp dụng phương pháp mới từ kỳ sau
Lưu ý kế toán: đổi phương pháp giữa năm tài chính cần explain trong báo cáo cuối năm. Tốt nhất đổi đầu năm tài chính.
1 SP có thể dùng cả FEFO + FIFO không?
Không. Mỗi SP chỉ dùng 1 phương pháp tại 1 thời điểm. Tuy nhiên:
– FEFO tự động bao gồm logic FIFO khi cùng HSD (nhập trước xuất trước)
– Nếu SP có HSD: dùng FEFO
– Nếu SP không có HSD nhưng cần track lô: dùng FIFO
– Nếu không phân biệt lô: dùng WAC
WAC tính lại khi nào? Có chậm không?
WAC tự recalc:
(1) Mỗi lần nhập kho mới (cập nhật weighted average)
(2) Khi đối chiếu cuối kỳ (tính lại nếu có giao dịch trễ)
(3) Manual trigger từ admin nếu cần
Performance: WAC recalc 10.000 SP <500ms. Không ảnh hưởng tốc độ POS.
Hàng hỏng / mất — tính giá vốn theo gì?
Giống bán: hệ thống auto pick lô theo phương pháp. VD WAC: trừ giá vốn = số lượng × WAC hiện tại. FIFO: trừ lô cũ nhất.
Hàng hỏng phải lập "Phiếu xuất khác" với lý do (hỏng/mất/biếu/mẫu). Lý do ảnh hưởng cách hạch toán: hỏng → vào CP khác, biếu → vào CP marketing.
Cơ quan thuế audit, làm sao chứng minh phương pháp?
VietPOS có sẵn báo cáo "Phương pháp xuất kho" theo period. Mỗi giao dịch xuất kho lưu:
– Phương pháp áp dụng (FEFO/FIFO/WAC)
– Lô số (FIFO/FEFO) hoặc giá WAC tại thời điểm
– Audit log: ai, khi, từ thiết bị nào
Export PDF với chữ ký số (gói VIP/Enterprise) — sẵn sàng cho kiểm toán + thuế. Đã pass audit Big4 cho khách Enterprise.
Demo FEFO/FIFO/WAC
Setup phương pháp đúng cho từng nhóm SP của DN bạn. Test 1 tuần xem chênh lệch giá vốn còn không.